Manejo Inteligente de Cartera
Sin duda alguna la cartera se constituye en el sistema circulatorio del cuerpo empresarial, y depende de su buen manejo la permanencia de la actividad económica y de la organización. Muchas veces las empresas que son exitosas, salen al mercado a conseguir negocios y clientes sin tener certeza de si las ventas realmente fueron efectuadas, es decir si fueron recaudadas.
Al respecto es necesario ser asertivos y entender que no basta vender por vender, sino vender para recaudar, de no ser así el sostenimiento de la empresa sería un problema ya que hay que sostener gastos internos y externos, además estaríamos en contra del fin económico de la empresa: el ánimo de lucro. Mediante esta nota se pretende hacer una pequeña reflexión y brindar algunas herramientas al empresario sobre un aspecto muy importante y que en muchas ocasiones se convierte en un dolor de cabeza: el manejo inteligente de la cartera.
Para hacer un manejo eficiente y eficaz de la cartera se proponen las siguientes recomendaciones:
Talento Humano: El empresario debe reunir un equipo competente dentro del departamento de tesorería o cartera en la organización, si bien esto no garantiza en su totalidad la recuperación continua, sí le ofrece tranquilidad y confianza el saber que un grupo calificado se encuentra en la labor de cuidado y sostenimiento de la organización.
Políticas de cartera: Es muy importante implementarlas dentro de un procedimiento en el departamento de cartera, las cuales abarcan desde clasificar carteras por edades, por clientes, entre otros, hasta buscar liderazgos en el equipo de trabajo, organización y actualización periódica en la documentación de los clientes, todo esto para definir con cuales puede o no contar. Esta última parte puede ser muy subjetiva, ya que el empresario luego de hacer una depuración juiciosa de su cartera puede determinar el comportamiento de sus clientes y ver quiénes de aquellos que retoman el crédito tienen capacidad de pago.
Rotación de cartera: Sobre este punto el empresario en ocasiones por tolerancia excesiva no tiene definido tiempos o controles sobre la rotación de su cartera, un ejemplo claro es cuando un negocio que se maneja de “contado” se alarga a un crédito de 30 días, hasta más de 120; ésta problemática a veces es una constante que se traduce en una pérdida de la oportunidad, un dinero que pudo ingresar en determinado momento para realizar otras inversiones en la empresa y del que tampoco se cobraron intereses moratorios. El ideal en estos casos es evitar las financiaciones, aunque es casi imposible, pero lo importante es aprender a manejarlo. Si tenemos un cliente económicamente estable, legalmente constituido y que presenta continuidad en los pagos, podemos calificarlo como un buen crédito, de lo contrario no intente esta forma de negociación y que sea algo que pueda definir desde el inicio con el cliente para evitar confusiones y retrasos, notará que mejorará la calidad de las relaciones comerciales, por ello tenga presente la siguiente ecuación: a menor tiempo de rotación hay más eficiencia en el recaudo.
Entrenamiento al departamento comercial: Es preponderante capacitar a los comerciales de la organización; estas personas son quienes consiguen los clientes y cierran los negocios pero son totalmente ajenas al recaudo en muchos casos, esto debe cambiar, debe orientar su campo de acción más allá de la simple venta y hacerles entender que antes de una negociación debe analizarse al cliente con lupa, validando como respaldar una obligación económica.
Herramientas de apoyo: Cuente con todos los instrumentos que sean necesarios para el recaudo de su cartera, desde líneas telefónicas, fax, acceso internet, etc., las cuales puede reforzar con la vinculación de su empresa a las llamadas Centrales de Riesgos. Estas centrales dan la posibilidad de estudiar a fondo la probabilidad moratoria de un cliente, de acuerdo a las obligaciones haya contraído hasta la fecha de consulta y nos ayuda con los datos de ubicación; es muy útil cuando manejamos una extensa cantidad de clientes donde el manejo es más complejo. Recuerde que por Ley los clientes deben autorizar la consulta y reporte a estas centrales, ya que la empresa se hace responsable ante cualquier información que se suministre en el medio.
Equipo jurídico de confianza: Hay momentos en que las obligaciones a recaudar se convierten en un verdadero problema y no es suficiente con implementar políticas de recaudo estricto, y será en estos eventos en que debe considerarse el cobro mediante abogado. Para el recaudo de las obligaciones, la Ley permite que el empresario acreedor utilice los medios legales necesarios para recuperar su cartera y desde la perspectiva jurídica pueden implementarse dos alternativas el cobro pre jurídico y judicial. El primero se destaca por ser un método de conciliar las obligaciones sin necesidad de iniciar un proceso judicial, mediante la elaboración de un acuerdo de pago, pero que genera el cobro además del capital, el de los intereses moratorios causados desde la fecha de vencimiento hasta el pago efectivo y el pago de unos honorarios por la gestión realizada que pueden variar desde el 10% hasta el 20% sobre la obligación causada. El cobro judicial, es utilizado cuando toda la gestión realizada no ha logrado el recaudo efectivo; consiste una demanda judicial donde será un tercero (el juez) quien dirimirá el conflicto y condenará al deudor al pago de la obligación pretendida, y esta pretensión de pago se garantizará mediante la consecución de garantías sobre el patrimonio del deudor las cuales se presentan ante el juez y éste decidirá según sea el caso como proceder ante la renuencia al no pago.
Conclusión:
En el tema de cartera no hay nada escrito en piedra, el empresario tiene total libertad de utilizar todos los métodos que dentro del marco de legalidad pueda utilizar para recuperar la utilidad derivada del desarrollo de su actividad económica. No obstante, se presentaron algunos tips a los que puede recurrir en caso de no tener una política o procedimiento de cartera establecido, recuerde que lo más difícil a la hora de vender es no saber con quién se establece la relación comercial, pero ese es el riesgo del mercado, por ello debe investigar y debe corroborar las referencias comerciales tanto como sea posible, en este caso pecar en el exceso nunca estará demás y siempre será mejor prevenir que lamentar.
LEIDY CRISTINA MUÑETON VAHOS
Abogada Junior
Gestión Compartida S.A.S.
